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如何做年終報告-思維模式的建立

by rice0315 2024 年 4 月 19 日

在年末年初的時刻,總是會走一趟回顧或是列出年度目標。回顧的好處我在之前的文章有說過,可以參考:生活與工作都需要的-總結與回顧好處?

那這樣的回顧用在工作上,除了感性的層面以外,我們可以如何透過回顧,轉換成年終的成效報告,可以對外說明我在這一整年的成果呢?

不知道大家的工作經驗上是否有需要做年終報告的時候,如果有,我將分享我的思考方式,希望對你有幫助!

可以從幾個面相切入:

  1. 我的工作內容是什麼,這一年我做了什麼
  2. 這些事帶給公司什麼價值,之於公司目標,我給出的價值是什麼,我的佐證是什麼(我如何做的)
  3. 什麼是只有我能做的
  4. 我接下來可以往什麼目標前進

我的工作內容是什麼,這一年我做了什麼

我的工作內容是公司希望我做的事情,是我被聘請來的主要目的,而這一年內我做了什麼,可以是一個整理,可以以專案角度、月份的維度整理,都是一個方向

舉例來說,我是一個產品經理,我主要負責規劃與安排產品的迭代,與各需求溝通等等的,都是我的工作內容。而這一年我做了什麼,對於我來說我的角度就是產品更新了什麼,我解決了什麼問題。

有些人在這裡會自我懷疑,這些「我做了什麼」都不是我自己獨立完成的,我這樣列出是否會搶了別人的功勞呢?

但我想說的是,當然上班就是會和其他人合作,重要的是合作後的產出,與在這樣的合作中你扮演的是什麼樣的角色,我想老闆肯定也知道所有的產出都非一己之力,能知道自己在團隊的角色和主要的產出是什麼,清楚自己的定位是很重要的。

這些事帶給公司什麼價值,之於公司目標,我給出的價值是什麼,我的佐證是什麼(我如何做的)

延續著第一點,我做的這些事帶給公司什麼價值,這是我們可以思考的方向。

這也是很多人在整理年度報告會卡關地方,通常如果不是在面試,很少人會很仔細的去思考這件事情,因為每天要處理的事情就已經夠多了,哪有時間去想有沒有價值,工作來了我就做。或是覺得對內部說明自己的價值是很彆扭的。

這也是年度報告重要的原因,因為他是一個時間點去促使自己思考。

那我們要怎麼要知道我自己做的事情帶給公司什麼價值呢,可以從:「我做了這件事以後發生了什麼改變」這個角度去思考

「我做了這件事以後發生了什麼改變」:以產品經理的角度,假設我在2月迭代了一個功能,讓營運單位有了新功能可以使用,這就是我帶來的改變,也是我提供的價值。

另外一個角度是:「如果我沒做這件事,會有什麼樣的影響」

如果我沒做這件事,營運就沒有功能可以使用,可能會帶來不方便,甚至直接影響公司目標的達成。

而我提供的價值,之於公司目標兩者的關聯是什麼?

這可以去思考我做的事情、我帶來的改變,是為了要達到公司目標裡的哪一個項目嗎?是要成為創造業績的武器,還是要成為提高體驗的工具?我想這些都是有關聯的,如果有沒有關聯的事項,那很有可能就不是我們首要的工作項目。

那我的佐證是什麼,我怎麼去證明我做這件事有帶來改變,有提供價值、間接或直接協助了公司目標呢?這可能可以需要一些數據佐證,延續上方的例子:我在2月迭代了一個功能,讓營運單位有了新功能可以使用,如果我把它定義成我提供的價值,那實際上營運單位是否有真的使用,用在什麼地方?好不好用?可能帶來多少業績嗎?或是協助營運解決多少問題嗎?這是我們可以去搜集跟思考的。

也可多跟使用者聊聊,有時候反而會在這個時候體會到,我們認為有價值的項目,對其他人來說可能沒有,那就是我們的目標沒有對齊,我們沒有一起達成公司所需要的目標。對團隊或是對公司來說,目標其實是要共同達成的,但我們認為的價值不同的時候,就是需要重新對焦的了。

什麼是只有我能做的

而延伸至此,可能可以稍微理解到我所做的之於公司之間的關聯了,如果還有餘裕可以換一個方向往內思考:什麼是只有我能做的。

當我盤點出我完成的工作項目,帶來的價值與公司目標都對齊以後,我感受到我的價值和我在這間公司存在的原因。那我會繼續思考,這些項目是只有我可以完成嗎?還是其他人也可以完成呢?

這裡著重的是與內對齊,當我完成的事情是只有我能做的,那有一個可能是目前工作的內容正好符合我的能力。那如果不是,我完成的事情其他人也可以完成,那或許代表我可以傳承給其他人(當然也有可能只是分工)那我完成與其他人完成的差異在哪裡,我有做出差異點嗎?

這可以是尋求自我特質的過程,同樣完成一件事情,我可能比其他人更擅長整理結果等等,這些就是只有我能做的部分。這是很好畫龍點睛到年終報告裡的,畢竟我們所完成的事項大多都是團隊合作的成果,而辨識出我與其他人的差異或認出只有我能做的項目,則是將整個重點落回到自己身上。

我接下來可以往什麼目標前進

最後,在年終的時候除了整理回顧以外,其實更多期待是在這樣的結論下,我們決定怎麼樣繼續前進。

當我已經全面理解完我整個年度的的成果到底對公司有沒有效益以後,該往下思考的是那接下來公司的目標是什麼,這個可能不一定每個人都有辦法得到這樣的資訊,但我想這個時候是可以跟你的主管聊聊。

了解公司的目標以後,也可以在跟主管聊聊的過程中,了解主管對自己的期待,有沒有希望我達成的目標,在這兩個目標之下,而我自己希望做到的是什麼呢?

這三點是需要連成一線的,在這三點連成一線後,我們確定了我想要前進的方向是公司也是主管期待的,那這樣就再好不過了。另外我們在前面一點確定的只有我自己能做的項目後,把這樣的項目放在最優先,那也是勢在必行的。

能把這樣的心得寫下來,其實我也是蠻訝異的:)沒想到我居然可以把腦中的想法輸出

也是在最近的工作經驗中,發現這是一件重要的事情,而我居然對這件事有我獨特的思維,並且可以整理成想法,開始協助他人實踐。

2024 年 4 月 19 日 0 comment
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2023年回顧,我獲得很多重新開始的一年

by rice0315 2024 年 1 月 1 日

當我笑笑的跟同事講說,我今年只做兩件事耶:懷孕跟生小孩。在每年的年底年初,都習慣撥出一點時間來回顧,往前看之前先往回看,看看這一年的自己。延續2022年回顧文章內的三個問題,我們一樣從這三個問題開始問自己

  1. 今年有哪些事情很好?
  2. 今年有哪些事情不太好?
  3. 我從中學到了什麼?

2023年裡,有哪些事情很好?

再回頭看看這個問題,忽然想問這個很好的定義是什麼,暫且視為如果要有什麼成就或是里程碑,我視為很好吧。

1.我搬了新家

我們終於有自己的家了,雖然新家不大、也不是我們理想中的樣子,但是小小的暖暖的,也是我們自己一手與統包商溝通選材完成的。搬進新家的那一天家裡連餐桌和沙發都沒有,電視還是長輩淘汰掉的電視,但我們也在這個家住的很開心,慢慢補齊餐桌、沙發到現在家裡變得完整,生活所需都有而且都是自己喜歡的,有自己的家真的是太好了。

2.我成為了媽媽

在成為媽媽之後我的生活完全不一樣了,不只是改變而是顛覆的感覺,原來這就是媽媽,而且接下來我會一輩子都是媽媽。當我年初知道自己懷孕的時候,和在懷孕的這40週內我其實對媽媽這個角色沒有太大的理解,我還不知道接下來會發生什麼事,而當大家知道我懷孕時都是很開心的,我的人生也因為寶寶開啟了全新的一頁。

在我生產後的那一刻,我的生活面臨了非常非常非常巨大的改變,原來媽媽是這樣的一個角色。我不太會去回想我小時候我的媽媽也是這樣面臨這些改變,畢竟時空背景是完全的不同。在現代這樣很多女性自主的時刻,成為媽媽是我的選擇。我也在這樣的選擇下得到了很多,當我第一眼看到我的寶寶的時候我無法想像我的肚子裡居然可以孕育這樣的生命,我好感謝自己在懷孕時把自己照過得很好,所以寶寶很健康。

當我第一次抱著寶寶時,這是一股完全完全無法想像的愛,我從來沒有這樣的感受,我想好好照顧他的心情不知道是從哪裡冒出來的,我想陪伴他長大,從今以後他的一切都是跟我有關,我們是他出生後第一個認識的人,使命感與責任感在我心裡蔓延開來。

這是前所未見的體驗,至現在寶寶四個月了,我每天看著他還是滿滿的愛。

3.工作的抽離感受到全新的體會

因為懷孕生產的關係,我離開了我的工作崗位大約3個月。

這也是一個很神奇的感受,當我剛開始在家待產的時後其實我是很放不下工作的。在家的時光時不時還會打開電腦看一下工作、想像大家在做什麼。但直到寶寶出生,我忙到不可開交,生活有了新的責任與重心時,我忽然覺得:工作上的任何一切都不重要了。一點都不重要了。

我以前在推進的、我以前在追求的那些待辦事項的完成,創造了很多從無到有的內容,跟照顧一個生命相比,似乎一點也不重要。

自己像是一個旁觀者,看這產品營運、看著雙11的活動,看著大家如火如荼地完成工作。因為這樣的抽離,我也在產假的這段時間以一個全新的角度看自己的產品,我發現好多我以前不知道的盲點,我看到好多我看不到的東西,原來我的服務這麼多不好用的地方,原來我的服務有這麼多不足。

更神奇的是當我產假後回到公司上班,這一段的體驗我居然一時間都忘記了,因為工作總是這麼多,你不需要思考,事情就是這麼多例行事務、和這麼多人在推著你走。

還好後來我想起來的這個抽離的感覺,讓我適時在這樣忙碌的步調中可以抽離,從另一個角度檢視自己。好好停下來,好好去思考,去看看全局,獲得的收穫我想肯定會不一樣。

2023年裡,有哪些事情不太好?

  • 我好像太貪心了。

我仍汲汲營營地想要做好所有的事情。在有了小孩以後,小孩還很需要被照顧的時候,我同時回到職場工作。我知道生小孩是我們的選擇,但我也想保留我的人生的部分。所以我限制自己一天只能上班8小時,衝回家陪寶寶到他睡覺,我們要收書包清洗整理等等,幾乎是沒有喘息的空間。這樣沒有停下來的周間平日已經成為我們的日常,我有想過幾個解決方案但都不是我們現況可以執行的,讓日子過得這麼沒有空間、這麼沒有餘裕,總的來說我想還是我的貪心,但每天回家看到寶寶呵呵笑的樣子,我是真的覺得很幸福很滿足。

  • 我停止更新自己的創作一段時間。

在今年懷孕初期我不知道為什麼的停止了畫畫、停止了寫文章,我想可能是當時的我忙著搬家、忙著準備出國,搬家後也還沒有好的空間(時間)可以讓生活有這樣的空隙。

現在回想起來其實覺得有點可惜,畢竟所有創作機會對我來說都是練習,就像是運動一樣訓練肌肉記憶。都是每天每天的一點一點累積而打造的,但時間錯過就是錯過,希望未來的自己可以撥一點時間給喜歡創作的自己。

我從中學到了什麼?

今天讓我學習到的很大一個重點是,使用時間的方式。

常常當我假日或產假那段期間抱著寶寶哼哼歌、哄睡的時候,我感受的到時間的流逝,但我也覺得這樣的時光很美好,你說我有沒有什麼產值,可能沒有。我可能沒有具體留下任何有價值的文字或是足跡,但這是我們在生活,我們在陪伴寶寶長大,這個價值我無法衡量。

這不是我可能花2個小時寫好一篇文章,也不是我開了一場很有成效的會議的價值衡量方式,是我體會到窗外的雜草又長高了,隨著風搖曳著,下午三點的太陽光線比較柔和,寶寶比起昨天更喜歡東張西望了。

時間有很多使用方式,價值也有很多衡量的標準。

以前的我可能都用太單一的維度在看待事情,在衡量著這一切。有時候只是我們選擇時間使用的方式不同,或者我們對於價值的感受不一樣導致的落差,並不是誰不好。

這樣的概念跟我今年看的一本書「我可能錯了」有很多的關聯,可以看看我的讀書心得:

「讀書筆記」我可能錯了-森林智者的最後一堂人生課

另外我也看了另外一本書作者小山糸的「獅子的點心」,書裡的點心時間都是每個人心中的一段美好時光,而我的美好時光絕對不是那種拼命生活的我、對他人嚴厲的我,希望我的美好時光會是感受到愜意生活、不需要其他人去衡量我的價值的我。

最後,總結我的2023 和開始我的2024

2023年的生活有著前所未有的極大轉變,在寫這邊文章的同事我也回頭看看我2021、2022的回顧,看著當時的我好像都是在面臨著新的挑戰和更多困難,殊不知到2023年挑戰跟困難是越來越多呢。但是我還是很愛現在的生活,我有一個自己的家,很好的老公和可愛的寶寶,我有一個好工作,很好的團隊和很多我擅長的事情可以發揮,我還是很感謝這一切。

2024年我們繼續陪伴著寶寶長大,繼續在生活的每一天奔跑,好好地過生活。去體會寶寶一天一天長大,那個可愛的模樣,和他眼中你是他的世界的時間。

持續學習適時地鬆開雙手,放開我自己的執念。也放開自己的念頭,不要被念頭綁架。告訴自己不需要這麼用力的向外證明自己的能力,我的價值我自己很清楚。你展現出來的你的能耐就是你的模樣。硬是要去證明或是要去凸顯,可能會成為用力過猛的自己。讓一切都回到自己身上,關注自己的身體狀況,心靈狀態。保持身體與心理的健康是最重要的事情,如果有烏雲或是有前兆則需適時的給自己一些緩衝的空間,萬物沒有非一定怎麼樣,最重要的是自己要放得開,放得下。

希望看文章看到這邊的你,也會有一個美好的新的一年。

去年的回顧:

2022教會我的事情-我的年度回顧
2024 年 1 月 1 日 0 comment
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生活與工作都需要的-總結與回顧好處?

by rice0315 2023 年 10 月 24 日

我是一個非常喜歡整理總結與回顧的工作者,無論在工作上,或是在生活上都是。

為什麼開始做總結與回顧?

想起我第一次做這樣的事情的時候,是我第一次轉職。

當時的我依照現在最流行的名詞就是「裸辭」,辭去了一個工作3年半長時間的工作,並且我還沒有想好下一步要往哪裡走。我只是覺得我該停下來了,這裡似乎不是我想前進的方向。

在經過一兩個月的休息後,總是要找工作的,在找下一份工作開始之前,我拿起了紙跟筆,好好回顧我這幾年的工作時間,我所擁有的、我所學會的,別人怎麼看我的。以及我最喜歡做哪些事情、覺得在什麼時刻下的自己最有創造力等等,我不停地詢問自己多個問題,大概寫滿了3張A4,這個過程經歷了很多天,後來得到一個結論,我想做專案管理/產品經理。

這個過程現在回想起來與最近我在大人學上的尋找天賦與熱情的系統化做法這門課內容不謀而合,那時的我就是在尋找自己的天賦與熱情,進而我踏入了專案管理的領域。

工作系列-我是如何進入專案管理這個領域的

這個習慣持續著,直到這兩年也會在年尾的時候寫著回顧文章,回顧上一年的自己。可以參考

2022教會我的事情-我的年度回顧
在2021年的最後一天,寫給2021年的自己

除了生活上,工作上我也這麼做

在2021年我開始了現在這份工作,這份工作很特別,是傳產裡的新創團隊,而我是草創時期的第2位成員。我的角色是產品經理,在這樣的工作環境下,同時有組織對新創團隊的期待,但也有新創團隊的扁平與彈性時,在每個時刻需要「做什麼」和「怎麼做」,都是非常重要的決定。

在工作半年後我整理了我半年來的工作心得回顧與我的主管討論。一起回顧我們做到了什麼,剛到職的時候我們對自己期許的目標,半年後來回顧是否有達成。

以及在工作上覺得很好的地方、是否有更好的地方,和對齊接下來的目標。

這是一個很好的溝通機會,對我來說是減少預期落差的工具,確定我前進的方向與主管、組織期待的方向是一致的,確定我覺得很好的事情對大家來說也是很好的,也打開一扇大門,想聽聽主管覺得我是否有需要更好的地方,進而做調整,也可以檢視組織對自己的期待和自己對自己的期待是否有落差。

在工作一年後,2022年時,這樣的回顧由我帶領到和整個團隊(包含營運、技術、商務等)一起回顧。一直持續到今年,團隊成立的兩年時,一樣帶領著整個團隊一起回顧,避免迷航,重新定錨。

以一個產品經理的工作內容來說,很多技能或是很多實務上會遇到的問題都沒有標準答案,雖然會有數據等其他的佐證參考,但我們能做的幾乎都是當下大家的共識最適合的決定,但這樣的決策與方向長遠來看是否是最好的,這個時候就是很需要回顧再整理了。

以及產品經理的職務也不是有學科照本宣科,不是科學也不只是理性或是感性為主的工作,常常在碰撞中學到更多,面對更困難的挑戰的時候解決它,再回頭來看的時候不知不覺自己又成長了。到底在這一路的過程中我學到了什麼,自我肯定與自我激勵也是非常重要的,不能總是看到那個跌破頭的自己,要看到跌破頭後再往下走時,我帶著的是什麼樣的武器。

回顧與總結的好處?

避免自己迷路。我是一個想很多的人,喜歡思考、整理以及規劃未來。在腦中事先演練一遍或是重新整理一遍每每都讓我有更多的收穫與發現。

一直到現在,我期許自己至少半年或是每季都可以留一個時間給自己,讓自己回顧一下我的人生計劃或是我的工作職涯,我會問自己幾個問題

  • 這段時間我做了什麼,是否有在我預期的發展下前進?
  • 跟我原本的目標,預期做到的事情是否有落差?
  • 接下來我該怎麼做,有沒有需要調整的地方?

好好地總結與回顧,是可以更能鞏固自己心中的信念與目標,並且減少迷惘的時間。有時候我們面臨抉擇的時候可以考慮的時間不一定很長,這個時候什麼是對於自己來說最重要的,我該往哪個方向前進,就是非常好的決定依據。

該怎麼開始?

如果從來沒有這麼做過,推薦你可以從兩個時間點開始試著回顧

寫日記:

我想最簡單的方法應該可以先從自己開始,寫日記就是一個很好的方式。回顧今天發生的事,當下的心情並且把它用文字書寫出來。一方面是整理自己的感受,更清楚地知道自己面對的是什麼,當下的感覺是什麼,是怎麼處理的。

另一方面可以再回頭來看,大家應該都有看以前自己的日記覺得自己很好笑的時候吧:)回頭來看會發現,現在的我如果再經歷一次我會怎麼做,與當時比我又有哪裡不一樣了。

經歷完專案後:

每當我們經歷過一個重大事件後,希望可以留一點時間給自己,好好想想這個「過程」中有什麼我可以做得更好的,像是一個專案的結束、辦完一場婚禮時等等的,或是每一次離職。可能我們離職只是因為另一個工作的薪水更高,我們婚禮會這樣辦只是因為長輩喜歡等等,這些都是當下最適合的決定,但再接下來我們面對到同樣的情境時,我們可以怎麼引導到自己想要的結局,這個是我們回顧很重要的一個結論。

最後,我想分享

在整理這篇文章時也理解到原來我總結與回顧的能力從「自己」開始,在這幾年也放大到工作上,甚是可以帶著團隊一起完成。可以把這樣一個想法交給大家我覺得很幸運,現在整理成文章分享給網路上的你,希望你也可以受用!

其他工作系列文章:

工作系列-軟體產品經理的Scrum推動筆記
2023 年 10 月 24 日 0 comment
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右手負責軟體產品專案,左手經營手繪插畫的產品經理。 專案管理是專長、閱讀是興趣、分享正在練習中:)

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