最近很碰巧的遇到幾個朋友，都問我一樣的問題：如果我手上有很多事情、很瑣碎，我可以怎麼樣安排，在聽到這樣的問題的時候腦中立刻浮現出甘特圖的畫面。也趁這個機會把整理甘特圖的方法寫出來分享囉！
什麼是甘特圖
甘特圖（Gantt Chart）為1910年由亨利．甘特（Henry Laurence Gantt）提出，經常於專案管理使用，可以清楚了解每項任務的開始時間、所需時間及結束日期。橫軸代表著時間；縱軸代表著每個項目及任務；而各項線條長短則代表著各任務開始與結束時間。最主要追蹤著每個任務項目的進度，多能利用其他生產力工具額外增加資訊，例如每個任務間的關係、每個任務目前進度與狀況、使用了甚麼資源、是否遇到延宕或問題等。
以上引用自：https://blog.104.com.tw/project-management-gantt-chart-and-templates/
我要怎麼開始整理甘特圖？
Step1：先列清單
我手上到底有多少任務要完成？
以搬家舉例，在搬家前我可能需要先找好搬家公司、打包家裡物品，如果有需要大型回收的需要聯絡清運公司、新家的水電是否都ＯＫ、傢具是否都到位、有沒有哪些是要搬進去前就買好的。
這時候要注意的是每一個任務之間相依性，像是找搬家公司時他會詢問家裡的物品有多少，採買傢具時會有一段等待時間等，這些都是必須一起考量的。如果任務之間有相依性，可以多用一個欄位註記、或是依照任務先後作為排序。
Step2：這些任務會用到的是什麼資源？
這裡指的資源泛指時間、人、物品等，都是資源。
例如我們是邊上班邊處理搬家的事情，若下班時間有聚餐則當天可能沒辦法打包行李。那這樣就是沒有時間的資源，需要特別註記。
或是聯繫廠商、找傢俱等等都是需要再沒上班的時候執行，那這樣就會是用到每個人的週末資源。
Step3：這些任務必須要完成的時間點？他的優先序是什麼？
有沒有什麼是不可改變的時間點，例如房子租約就是到3月底，3月底必須搬好家。或是4月會出國一趟，等等已經先定好的時間點。或是買沙發需要等2個月等等，這些時間點可能比較難被改變，所以我們可能要調整任務的優先序才能順利完成。
將一切可視化
可視化是所有整理的起點，把手上的清單、資源、時間等，通通攤開在一張紙上，在這樣一目了然的情況下，更有助於思考是否有遺漏的項目，或是在決定先做哪一件事情的時候，避免因為資訊不足選擇錯誤。
可視化的工具：以線上工具來說，微軟本身就提供Excel甘特圖的範本，可以試著把以上整理出來的清單填上，練習看看。
https://create.microsoft.com/en-us/templates/gantt-charts
甘特圖只是第一步，持續回顧與更新才是實現整理的重點
整理好甘特圖，一切看起來很美好。就像我們做好計畫迫不及待想要去實現一樣。但是甘特圖很重要的一個重點是持續的回顧與更新。
計畫永遠感不上變化，這句話大家耳熟能詳，但不代表計劃是無用的，計畫需要隨著變化更新，才能在隨時都能知道：「我每次遇到的改變對我的計劃的影響」。
在專案管理的角度上，最常遇到的問題是遇到變動的時候的影響範圍，我們如何一眼看出現在這個變動會影響後續專案有多少。而在生活事務的管理上，也可以透過這個方式看出：下個周末要去吃飯，除了既有的行程我有沒有預計要完成的項目。
或者透過甘特圖沒有辦法一眼看到全貌的時候，那可以回頭檢視在哪個步驟我們遺漏掉了，再次得重新開始整理。
開始試試看吧！當你開始著手整理，並且完成一張甘特圖的時候，應該會有一些成就感。當然也會遇到卡關或是一些小困難，如果有遇到各種困難或卡關，都是可以詢問我的。