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如何做年終報告-思維模式的建立

by rice0315 2024 年 4 月 19 日

在年末年初的時刻,總是會走一趟回顧或是列出年度目標。回顧的好處我在之前的文章有說過,可以參考:生活與工作都需要的-總結與回顧好處?

那這樣的回顧用在工作上,除了感性的層面以外,我們可以如何透過回顧,轉換成年終的成效報告,可以對外說明我在這一整年的成果呢?

不知道大家的工作經驗上是否有需要做年終報告的時候,如果有,我將分享我的思考方式,希望對你有幫助!

可以從幾個面相切入:

  1. 我的工作內容是什麼,這一年我做了什麼
  2. 這些事帶給公司什麼價值,之於公司目標,我給出的價值是什麼,我的佐證是什麼(我如何做的)
  3. 什麼是只有我能做的
  4. 我接下來可以往什麼目標前進

我的工作內容是什麼,這一年我做了什麼

我的工作內容是公司希望我做的事情,是我被聘請來的主要目的,而這一年內我做了什麼,可以是一個整理,可以以專案角度、月份的維度整理,都是一個方向

舉例來說,我是一個產品經理,我主要負責規劃與安排產品的迭代,與各需求溝通等等的,都是我的工作內容。而這一年我做了什麼,對於我來說我的角度就是產品更新了什麼,我解決了什麼問題。

有些人在這裡會自我懷疑,這些「我做了什麼」都不是我自己獨立完成的,我這樣列出是否會搶了別人的功勞呢?

但我想說的是,當然上班就是會和其他人合作,重要的是合作後的產出,與在這樣的合作中你扮演的是什麼樣的角色,我想老闆肯定也知道所有的產出都非一己之力,能知道自己在團隊的角色和主要的產出是什麼,清楚自己的定位是很重要的。

這些事帶給公司什麼價值,之於公司目標,我給出的價值是什麼,我的佐證是什麼(我如何做的)

延續著第一點,我做的這些事帶給公司什麼價值,這是我們可以思考的方向。

這也是很多人在整理年度報告會卡關地方,通常如果不是在面試,很少人會很仔細的去思考這件事情,因為每天要處理的事情就已經夠多了,哪有時間去想有沒有價值,工作來了我就做。或是覺得對內部說明自己的價值是很彆扭的。

這也是年度報告重要的原因,因為他是一個時間點去促使自己思考。

那我們要怎麼要知道我自己做的事情帶給公司什麼價值呢,可以從:「我做了這件事以後發生了什麼改變」這個角度去思考

「我做了這件事以後發生了什麼改變」:以產品經理的角度,假設我在2月迭代了一個功能,讓營運單位有了新功能可以使用,這就是我帶來的改變,也是我提供的價值。

另外一個角度是:「如果我沒做這件事,會有什麼樣的影響」

如果我沒做這件事,營運就沒有功能可以使用,可能會帶來不方便,甚至直接影響公司目標的達成。

而我提供的價值,之於公司目標兩者的關聯是什麼?

這可以去思考我做的事情、我帶來的改變,是為了要達到公司目標裡的哪一個項目嗎?是要成為創造業績的武器,還是要成為提高體驗的工具?我想這些都是有關聯的,如果有沒有關聯的事項,那很有可能就不是我們首要的工作項目。

那我的佐證是什麼,我怎麼去證明我做這件事有帶來改變,有提供價值、間接或直接協助了公司目標呢?這可能可以需要一些數據佐證,延續上方的例子:我在2月迭代了一個功能,讓營運單位有了新功能可以使用,如果我把它定義成我提供的價值,那實際上營運單位是否有真的使用,用在什麼地方?好不好用?可能帶來多少業績嗎?或是協助營運解決多少問題嗎?這是我們可以去搜集跟思考的。

也可多跟使用者聊聊,有時候反而會在這個時候體會到,我們認為有價值的項目,對其他人來說可能沒有,那就是我們的目標沒有對齊,我們沒有一起達成公司所需要的目標。對團隊或是對公司來說,目標其實是要共同達成的,但我們認為的價值不同的時候,就是需要重新對焦的了。

什麼是只有我能做的

而延伸至此,可能可以稍微理解到我所做的之於公司之間的關聯了,如果還有餘裕可以換一個方向往內思考:什麼是只有我能做的。

當我盤點出我完成的工作項目,帶來的價值與公司目標都對齊以後,我感受到我的價值和我在這間公司存在的原因。那我會繼續思考,這些項目是只有我可以完成嗎?還是其他人也可以完成呢?

這裡著重的是與內對齊,當我完成的事情是只有我能做的,那有一個可能是目前工作的內容正好符合我的能力。那如果不是,我完成的事情其他人也可以完成,那或許代表我可以傳承給其他人(當然也有可能只是分工)那我完成與其他人完成的差異在哪裡,我有做出差異點嗎?

這可以是尋求自我特質的過程,同樣完成一件事情,我可能比其他人更擅長整理結果等等,這些就是只有我能做的部分。這是很好畫龍點睛到年終報告裡的,畢竟我們所完成的事項大多都是團隊合作的成果,而辨識出我與其他人的差異或認出只有我能做的項目,則是將整個重點落回到自己身上。

我接下來可以往什麼目標前進

最後,在年終的時候除了整理回顧以外,其實更多期待是在這樣的結論下,我們決定怎麼樣繼續前進。

當我已經全面理解完我整個年度的的成果到底對公司有沒有效益以後,該往下思考的是那接下來公司的目標是什麼,這個可能不一定每個人都有辦法得到這樣的資訊,但我想這個時候是可以跟你的主管聊聊。

了解公司的目標以後,也可以在跟主管聊聊的過程中,了解主管對自己的期待,有沒有希望我達成的目標,在這兩個目標之下,而我自己希望做到的是什麼呢?

這三點是需要連成一線的,在這三點連成一線後,我們確定了我想要前進的方向是公司也是主管期待的,那這樣就再好不過了。另外我們在前面一點確定的只有我自己能做的項目後,把這樣的項目放在最優先,那也是勢在必行的。

能把這樣的心得寫下來,其實我也是蠻訝異的:)沒想到我居然可以把腦中的想法輸出

也是在最近的工作經驗中,發現這是一件重要的事情,而我居然對這件事有我獨特的思維,並且可以整理成想法,開始協助他人實踐。

2024 年 4 月 19 日 0 comment
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2023年回顧,我獲得很多重新開始的一年

by rice0315 2024 年 1 月 1 日

當我笑笑的跟同事講說,我今年只做兩件事耶:懷孕跟生小孩。在每年的年底年初,都習慣撥出一點時間來回顧,往前看之前先往回看,看看這一年的自己。延續2022年回顧文章內的三個問題,我們一樣從這三個問題開始問自己

  1. 今年有哪些事情很好?
  2. 今年有哪些事情不太好?
  3. 我從中學到了什麼?

2023年裡,有哪些事情很好?

再回頭看看這個問題,忽然想問這個很好的定義是什麼,暫且視為如果要有什麼成就或是里程碑,我視為很好吧。

1.我搬了新家

我們終於有自己的家了,雖然新家不大、也不是我們理想中的樣子,但是小小的暖暖的,也是我們自己一手與統包商溝通選材完成的。搬進新家的那一天家裡連餐桌和沙發都沒有,電視還是長輩淘汰掉的電視,但我們也在這個家住的很開心,慢慢補齊餐桌、沙發到現在家裡變得完整,生活所需都有而且都是自己喜歡的,有自己的家真的是太好了。

2.我成為了媽媽

在成為媽媽之後我的生活完全不一樣了,不只是改變而是顛覆的感覺,原來這就是媽媽,而且接下來我會一輩子都是媽媽。當我年初知道自己懷孕的時候,和在懷孕的這40週內我其實對媽媽這個角色沒有太大的理解,我還不知道接下來會發生什麼事,而當大家知道我懷孕時都是很開心的,我的人生也因為寶寶開啟了全新的一頁。

在我生產後的那一刻,我的生活面臨了非常非常非常巨大的改變,原來媽媽是這樣的一個角色。我不太會去回想我小時候我的媽媽也是這樣面臨這些改變,畢竟時空背景是完全的不同。在現代這樣很多女性自主的時刻,成為媽媽是我的選擇。我也在這樣的選擇下得到了很多,當我第一眼看到我的寶寶的時候我無法想像我的肚子裡居然可以孕育這樣的生命,我好感謝自己在懷孕時把自己照過得很好,所以寶寶很健康。

當我第一次抱著寶寶時,這是一股完全完全無法想像的愛,我從來沒有這樣的感受,我想好好照顧他的心情不知道是從哪裡冒出來的,我想陪伴他長大,從今以後他的一切都是跟我有關,我們是他出生後第一個認識的人,使命感與責任感在我心裡蔓延開來。

這是前所未見的體驗,至現在寶寶四個月了,我每天看著他還是滿滿的愛。

3.工作的抽離感受到全新的體會

因為懷孕生產的關係,我離開了我的工作崗位大約3個月。

這也是一個很神奇的感受,當我剛開始在家待產的時後其實我是很放不下工作的。在家的時光時不時還會打開電腦看一下工作、想像大家在做什麼。但直到寶寶出生,我忙到不可開交,生活有了新的責任與重心時,我忽然覺得:工作上的任何一切都不重要了。一點都不重要了。

我以前在推進的、我以前在追求的那些待辦事項的完成,創造了很多從無到有的內容,跟照顧一個生命相比,似乎一點也不重要。

自己像是一個旁觀者,看這產品營運、看著雙11的活動,看著大家如火如荼地完成工作。因為這樣的抽離,我也在產假的這段時間以一個全新的角度看自己的產品,我發現好多我以前不知道的盲點,我看到好多我看不到的東西,原來我的服務這麼多不好用的地方,原來我的服務有這麼多不足。

更神奇的是當我產假後回到公司上班,這一段的體驗我居然一時間都忘記了,因為工作總是這麼多,你不需要思考,事情就是這麼多例行事務、和這麼多人在推著你走。

還好後來我想起來的這個抽離的感覺,讓我適時在這樣忙碌的步調中可以抽離,從另一個角度檢視自己。好好停下來,好好去思考,去看看全局,獲得的收穫我想肯定會不一樣。

2023年裡,有哪些事情不太好?

  • 我好像太貪心了。

我仍汲汲營營地想要做好所有的事情。在有了小孩以後,小孩還很需要被照顧的時候,我同時回到職場工作。我知道生小孩是我們的選擇,但我也想保留我的人生的部分。所以我限制自己一天只能上班8小時,衝回家陪寶寶到他睡覺,我們要收書包清洗整理等等,幾乎是沒有喘息的空間。這樣沒有停下來的周間平日已經成為我們的日常,我有想過幾個解決方案但都不是我們現況可以執行的,讓日子過得這麼沒有空間、這麼沒有餘裕,總的來說我想還是我的貪心,但每天回家看到寶寶呵呵笑的樣子,我是真的覺得很幸福很滿足。

  • 我停止更新自己的創作一段時間。

在今年懷孕初期我不知道為什麼的停止了畫畫、停止了寫文章,我想可能是當時的我忙著搬家、忙著準備出國,搬家後也還沒有好的空間(時間)可以讓生活有這樣的空隙。

現在回想起來其實覺得有點可惜,畢竟所有創作機會對我來說都是練習,就像是運動一樣訓練肌肉記憶。都是每天每天的一點一點累積而打造的,但時間錯過就是錯過,希望未來的自己可以撥一點時間給喜歡創作的自己。

我從中學到了什麼?

今天讓我學習到的很大一個重點是,使用時間的方式。

常常當我假日或產假那段期間抱著寶寶哼哼歌、哄睡的時候,我感受的到時間的流逝,但我也覺得這樣的時光很美好,你說我有沒有什麼產值,可能沒有。我可能沒有具體留下任何有價值的文字或是足跡,但這是我們在生活,我們在陪伴寶寶長大,這個價值我無法衡量。

這不是我可能花2個小時寫好一篇文章,也不是我開了一場很有成效的會議的價值衡量方式,是我體會到窗外的雜草又長高了,隨著風搖曳著,下午三點的太陽光線比較柔和,寶寶比起昨天更喜歡東張西望了。

時間有很多使用方式,價值也有很多衡量的標準。

以前的我可能都用太單一的維度在看待事情,在衡量著這一切。有時候只是我們選擇時間使用的方式不同,或者我們對於價值的感受不一樣導致的落差,並不是誰不好。

這樣的概念跟我今年看的一本書「我可能錯了」有很多的關聯,可以看看我的讀書心得:

「讀書筆記」我可能錯了-森林智者的最後一堂人生課

另外我也看了另外一本書作者小山糸的「獅子的點心」,書裡的點心時間都是每個人心中的一段美好時光,而我的美好時光絕對不是那種拼命生活的我、對他人嚴厲的我,希望我的美好時光會是感受到愜意生活、不需要其他人去衡量我的價值的我。

最後,總結我的2023 和開始我的2024

2023年的生活有著前所未有的極大轉變,在寫這邊文章的同事我也回頭看看我2021、2022的回顧,看著當時的我好像都是在面臨著新的挑戰和更多困難,殊不知到2023年挑戰跟困難是越來越多呢。但是我還是很愛現在的生活,我有一個自己的家,很好的老公和可愛的寶寶,我有一個好工作,很好的團隊和很多我擅長的事情可以發揮,我還是很感謝這一切。

2024年我們繼續陪伴著寶寶長大,繼續在生活的每一天奔跑,好好地過生活。去體會寶寶一天一天長大,那個可愛的模樣,和他眼中你是他的世界的時間。

持續學習適時地鬆開雙手,放開我自己的執念。也放開自己的念頭,不要被念頭綁架。告訴自己不需要這麼用力的向外證明自己的能力,我的價值我自己很清楚。你展現出來的你的能耐就是你的模樣。硬是要去證明或是要去凸顯,可能會成為用力過猛的自己。讓一切都回到自己身上,關注自己的身體狀況,心靈狀態。保持身體與心理的健康是最重要的事情,如果有烏雲或是有前兆則需適時的給自己一些緩衝的空間,萬物沒有非一定怎麼樣,最重要的是自己要放得開,放得下。

希望看文章看到這邊的你,也會有一個美好的新的一年。

去年的回顧:

2022教會我的事情-我的年度回顧
2024 年 1 月 1 日 0 comment
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生活與工作都需要的-總結與回顧好處?

by rice0315 2023 年 10 月 24 日

我是一個非常喜歡整理總結與回顧的工作者,無論在工作上,或是在生活上都是。

為什麼開始做總結與回顧?

想起我第一次做這樣的事情的時候,是我第一次轉職。

當時的我依照現在最流行的名詞就是「裸辭」,辭去了一個工作3年半長時間的工作,並且我還沒有想好下一步要往哪裡走。我只是覺得我該停下來了,這裡似乎不是我想前進的方向。

在經過一兩個月的休息後,總是要找工作的,在找下一份工作開始之前,我拿起了紙跟筆,好好回顧我這幾年的工作時間,我所擁有的、我所學會的,別人怎麼看我的。以及我最喜歡做哪些事情、覺得在什麼時刻下的自己最有創造力等等,我不停地詢問自己多個問題,大概寫滿了3張A4,這個過程經歷了很多天,後來得到一個結論,我想做專案管理/產品經理。

這個過程現在回想起來與最近我在大人學上的尋找天賦與熱情的系統化做法這門課內容不謀而合,那時的我就是在尋找自己的天賦與熱情,進而我踏入了專案管理的領域。

工作系列-我是如何進入專案管理這個領域的

這個習慣持續著,直到這兩年也會在年尾的時候寫著回顧文章,回顧上一年的自己。可以參考

2022教會我的事情-我的年度回顧
在2021年的最後一天,寫給2021年的自己

除了生活上,工作上我也這麼做

在2021年我開始了現在這份工作,這份工作很特別,是傳產裡的新創團隊,而我是草創時期的第2位成員。我的角色是產品經理,在這樣的工作環境下,同時有組織對新創團隊的期待,但也有新創團隊的扁平與彈性時,在每個時刻需要「做什麼」和「怎麼做」,都是非常重要的決定。

在工作半年後我整理了我半年來的工作心得回顧與我的主管討論。一起回顧我們做到了什麼,剛到職的時候我們對自己期許的目標,半年後來回顧是否有達成。

以及在工作上覺得很好的地方、是否有更好的地方,和對齊接下來的目標。

這是一個很好的溝通機會,對我來說是減少預期落差的工具,確定我前進的方向與主管、組織期待的方向是一致的,確定我覺得很好的事情對大家來說也是很好的,也打開一扇大門,想聽聽主管覺得我是否有需要更好的地方,進而做調整,也可以檢視組織對自己的期待和自己對自己的期待是否有落差。

在工作一年後,2022年時,這樣的回顧由我帶領到和整個團隊(包含營運、技術、商務等)一起回顧。一直持續到今年,團隊成立的兩年時,一樣帶領著整個團隊一起回顧,避免迷航,重新定錨。

以一個產品經理的工作內容來說,很多技能或是很多實務上會遇到的問題都沒有標準答案,雖然會有數據等其他的佐證參考,但我們能做的幾乎都是當下大家的共識最適合的決定,但這樣的決策與方向長遠來看是否是最好的,這個時候就是很需要回顧再整理了。

以及產品經理的職務也不是有學科照本宣科,不是科學也不只是理性或是感性為主的工作,常常在碰撞中學到更多,面對更困難的挑戰的時候解決它,再回頭來看的時候不知不覺自己又成長了。到底在這一路的過程中我學到了什麼,自我肯定與自我激勵也是非常重要的,不能總是看到那個跌破頭的自己,要看到跌破頭後再往下走時,我帶著的是什麼樣的武器。

回顧與總結的好處?

避免自己迷路。我是一個想很多的人,喜歡思考、整理以及規劃未來。在腦中事先演練一遍或是重新整理一遍每每都讓我有更多的收穫與發現。

一直到現在,我期許自己至少半年或是每季都可以留一個時間給自己,讓自己回顧一下我的人生計劃或是我的工作職涯,我會問自己幾個問題

  • 這段時間我做了什麼,是否有在我預期的發展下前進?
  • 跟我原本的目標,預期做到的事情是否有落差?
  • 接下來我該怎麼做,有沒有需要調整的地方?

好好地總結與回顧,是可以更能鞏固自己心中的信念與目標,並且減少迷惘的時間。有時候我們面臨抉擇的時候可以考慮的時間不一定很長,這個時候什麼是對於自己來說最重要的,我該往哪個方向前進,就是非常好的決定依據。

該怎麼開始?

如果從來沒有這麼做過,推薦你可以從兩個時間點開始試著回顧

寫日記:

我想最簡單的方法應該可以先從自己開始,寫日記就是一個很好的方式。回顧今天發生的事,當下的心情並且把它用文字書寫出來。一方面是整理自己的感受,更清楚地知道自己面對的是什麼,當下的感覺是什麼,是怎麼處理的。

另一方面可以再回頭來看,大家應該都有看以前自己的日記覺得自己很好笑的時候吧:)回頭來看會發現,現在的我如果再經歷一次我會怎麼做,與當時比我又有哪裡不一樣了。

經歷完專案後:

每當我們經歷過一個重大事件後,希望可以留一點時間給自己,好好想想這個「過程」中有什麼我可以做得更好的,像是一個專案的結束、辦完一場婚禮時等等的,或是每一次離職。可能我們離職只是因為另一個工作的薪水更高,我們婚禮會這樣辦只是因為長輩喜歡等等,這些都是當下最適合的決定,但再接下來我們面對到同樣的情境時,我們可以怎麼引導到自己想要的結局,這個是我們回顧很重要的一個結論。

最後,我想分享

在整理這篇文章時也理解到原來我總結與回顧的能力從「自己」開始,在這幾年也放大到工作上,甚是可以帶著團隊一起完成。可以把這樣一個想法交給大家我覺得很幸運,現在整理成文章分享給網路上的你,希望你也可以受用!

其他工作系列文章:

工作系列-軟體產品經理的Scrum推動筆記
2023 年 10 月 24 日 0 comment
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工作系列-軟體產品經理的Scrum推動筆記

by rice0315 2023 年 10 月 6 日

記得在兩年前新入職一個草創階段的團隊,合作的技術夥伴希望可以使用敏捷式開發作為產品開發的節奏。就這樣跌跌撞撞地過了兩年,我們在開發團隊上也打造了屬於自己的敏捷開發節奏,這一路的推動與取捨也在這裡整理成筆記與大家分享。

在文章開始之前,以下先整理了一些Scrum的基本知識,來源皆來自參考資料(文章尾端附上參考連結)

什麼是Scrum?

Scrum是敏捷式開發,是一種以人為本的開發方法,強調團隊合作和客戶參與。軟體團隊通常會透過短期的迭代開發,持續交付價值高的軟體,以及根據客戶的反饋進行調整和改進。

敏捷式軟體開發門派更注重在人的層面,講求的是「快速從經驗中學習反應」和「團隊的自我管理」。

Scrum跟其他Agile方法最大差異是在把人(Team,Product Owner, Scrum Master),事(Sprint Planning,Sprint Retro等),物(Product backlog),很明確的定義處理

Scrum需要有哪些元素

Scrum角色:

  • 產品擁有者(Product Owner):負責決定軟體開發的功能
  • Scrum Master:負責提倡以及確保 Scrum 在團隊中順利進行
  • 開發團隊:負責需求的軟體建置開發、部署
  • 利害關係人:除了Scrum團隊以外的都是利害關係人,凡舉主管、業務主管、老闆、客戶、行銷同事等。

Scrum工件

  • Item:明確的羅列出待開發的項目
  • Task:羅列出開發人員該做甚麼事情以符合 Item 的需求(在Sprint的進行過程中,Task需要可視化管理,)
  • Product Backlog:放置未來待開發的 Item 清單
  • Sprint Backlog:放置本次 Sprint 要開發的 Item
  • Potentially Shippable Product Increment:Sprint 結束後上線的功能
  • Burndown Chart:紀錄 Tasks 剩下的數量

Scrum Ceremonies

  • Product Backlog Refinement
  • Sprint Planning
  • Sprint
  • Daily Scrum
  • Sprint Review
  • Sprint Retrospective

好的,我們要進入正題了!在導入敏捷開發的過程中,這裡整理了我們的做法與實踐的步驟:

我想要導入,我需要準備什麼?

1.願意一起改變的夥伴:

最好是在組織有影響力的,願意相信Scrum精神,且有毅力願意面對挫折與持續調整,理解Scrum是一個開發流程,不一定完全適合團隊,可以取其精神及優點,客製化到目前的團隊上

2.具備Scrum的基本概念:

領航者或是一起改變的夥伴對Scrum的知識或是理解需要一致,想法相近的話推動起來會比較有力道。且在推動的過程中會遇到團隊的各種疑問,雖然沒有辦法給出完美的答案,但希望可以就本身的知識理解,和團隊現況找到適合團隊的解法。

3.輔助使用的工具:

我要在哪裡整理Backlog? 開發團隊可以在哪裡預估時間? 我要用什麼工具追蹤每日進度?目前我們團隊使用的是Jira,同時擁有以上的功能。一般來說最簡單的可以使用Excel+白板,可以解決以上問題,也是一個工具,或是小型開發團隊可以使用 Notion 或 Jira免費版本

4.找到開始的時間點:

什麼樣的時間點是適合開始的?可以從獨立的、規模不大的專案開始試著進行。先取得小小的勝利。後面會更有信心。

一步步教學(目前我們執行的版本)

Step 1:找到排Backlog順序的人,決定本次Sprint要開發的項目:PO是誰?

Backlog 是確定要作的功能需求列表,給PO定義需求開發順序時使用,PO會從Backlog內安排優先順序,如果沒有優先順序,將很難Backlog項目往下推進。 Backlog分兩塊,Sprint Backlog & Product Backlog,Sprint Backlog是從Product Backlog拉出本次要開發的項目的清單。

Step 2:Sprint計劃會議 這個Sprint要開發什麼的決定會議,

決定這樣的短跑衝刺要達成什麼樣的目標。這時候依靠的是PO排定的順序、技術的評估、Scrum Master的引導收斂,得到結論。 依照目前我們的習慣,在Planing Meeting已會有PM與需求單位確認好的規格,讓技術可以充分理解與對各個Story的初步評估。 我要怎麼知道這個Sprint是否可以完成這些需求?須請技術了解完需求後,針對需求拆解成任務、針對每個項目估時。

*在實務經驗上,Planing Meeting到Sprint開始前我們有針對各個Story的估時會議,會議目的是:確認此次Sprint Backlog的項目已預估時間,與實際人力資源與Sprint天數是否符合。預先知道是否能達成此次目標。

Step 3:每日站立會議:Scrum Master是誰?

站立會議由Scrum Master帶領,每次會議都在大約15分鐘內完成,每人花約2分鐘報告昨天所做的事情,並承諾今天要完成的任務,且可以提出與無法解決的障礙或相關的問題 注意:因為是每日例行,非常容易流於形式 每位團隊成員報告內容都需要對應到任務卡片上,遇到的困難需”最晚”於站立會議上會提出。

Scrum Master 須在站立會議中引導的方式

  1. 當報告內容開始往細節討論或發散,須及時打住另拉會議討論。
  2. 若報告內容無法了解進度,也須請團隊成員明確指出對應任務卡片上,知道自己在說哪個項目。
  3. 若進度不如預期,一張估時1天的卡片報告3天之久,代表估時有問題或開發上遇到問題無法排解,若團隊成員未主動說明,則Scrum Master 須提出討論,引導團隊一起解決。

Step 4:Sprint Review&Sprint Retrospective回顧會議:

在每次Sprint結束後,會與開發團隊一起檢視此次Sprint的成果。並且討論以下問題:

  1. 確認本次Sprint是否有確實進行(檢核點定義、燃盡圖狀態)
  2. 確認工作流程是否有可以優化之處
  3. 定調Sprint規範與更新

這個會議也是Sprint的精神所在,一個部分是可以與團隊一同檢視成果,建立共同的成就感以外,也可以針對每次Sprint討論並且提出小小的調整、小小的優化,長時間堆疊後會成長出最適合開發團隊的開發流程(複利效應啊!)建議此會議可以不要省就不要省。

Scrum適合我的開發團隊嗎?

1.先檢視現況:梳理出目前開發流程的步調,以及目前遇到的困難。我要解決目前開發流程什麼樣的問題?是開發速度太慢、永遠都在delay、還是需求變來變去,沒有做完的一天?

2.團隊本身的狀態:Scrum推崇的團隊大小大約10人以內,較大型的開發團隊會更不適合,尤其是在最一開始推動的時候。以及團隊本身的成員都是較資深的狀態嗎?Scrum追求的是每位成員都是可以保持開放與持續改進的狀態,團隊成員可以接受這種模式嗎?推動Scrum就會把所有開發流程透明化,團隊每天完成什麼、規格敘述什麼、一切都是共享的資訊,團隊的狀態會很同步一致,但相同的不會有保護自己的心態出現,願意與團隊一起調整一起成長是很重要的。

3.我準備好了嗎:檢視自己在團隊內的角色,推動新的流程絕對會遇到很多困難,和付出很多成本,困難與成本都是可以負荷的嗎?或是本身是一個傳教士的狀態,不怕困難的帶領大家(拖著大家)往理想的世界前進,不畏困難且有信仰!

在網路上的Scrum流程中,我們實務上保留的&我們捨棄的

我們保留的:

  • Sprint Planning
  • Daily Scrum
  • Sprint Retrospective

我們捨棄的:

  • Product Backlog Refinement
  • Sprint Review

為什麼?

對我們來說,推動Scrum是要讓產品快速迭代以符合產品發展。我們執行的是0到1的產品,以及我們是從5人的開發團隊一路推廣到進15-20人的開發團隊上。在團隊擴張迅速且產品快速從無到有的情況下,對目標有共識、有共同畫面是很重要的環節,所以我們保留Planning 會議,與技術一同訂定目標與預期時間。

且每日的會議追蹤有助益將問題的影響降到最小,我們會說:「開發上有問題時,最晚提出討論的時間是每天站會。」而在這種快速節奏上的開發模式,有可能是常常一轉眼忘記自己做過了什麼,或是同時團隊也在快速擴張,這個時候Retrospective就會很重要。但這也是相對困難的一場會議,網路上有些參考做法可以看看。

至於我們捨棄的

  • Product Backlog Refinement

中文名為產品待辦清單精煉會議,是在確定每個Sprint Backlog之前,針對待辦清單內的項目進行討論與優先序與釐清內容的會議。有助於後續的Sprint Planning會議更能明確的安排。現在回頭來看覺得如果有時間可以試著執行看看。

推動心得小結:

在軟體產品開發這條路上,最重要的是找到適合團隊的開發節奏。在這段推動的過程中我們也調整了好幾次開發流程,取消我們覺得不需要的會議、加回曾經被取消的步驟,重新拉回節奏等等。甚至在產品剛上線的時候的節奏也與日常維運、迭代開發時的會不同,對於我來說,Scrum是輔助我們建立一套屬於我們團隊的節奏工具,並不是照本宣科。不是網路上有,我們就一定要做。

在這個推動的過程中我們也受到很多的質疑、不肯定,團隊內的夥伴與團隊外的都有,但使我們堅定運行下去的除了長官的支持以外,穩定地交出符合期待的成果和維持站台品質、快速配合等,漸漸讓大家可以理解這樣的做法是可行且可長期運行的。這段經驗很難能可貴,也整理出來與大家分享,希望有幫助對Scrum有興趣的開發團隊。

其他工作系列文章:

我手上有很多事情要怎麼整理? 第一次聽到甘特圖可以這樣開始
工作系列 – 如何量化自己的工作?掌握工作時間的方法

參考資料

  • https://tuna.to/agile-2-73856205bc9e
  • https://kaichenlab.medium.com/深入淺出-敏捷軟體開發-scrum-4a9d357ac0a4 https://blog.yveslin.com/2015/05/27/scrum-beginner-introduce-guide-dao-ru-zhi-nan/
  • 我如何使用Jira開始跑Scrum? JIRA軟體官方寫得很清楚,可以參考 https://www.atlassian.com/agile/tutorials/how-to-do-scrum-with-jira-software
  • https://medium.com/文思不藏私/文思不藏私-產品代辦清單精煉會議-product-backlog-refinement-6e595390f293
  • https://www.projectup.net/article/view/id/16678
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生活分享自我學習

我手上有很多事情要怎麼整理? 第一次聽到甘特圖可以這樣開始

by rice0315 2023 年 8 月 17 日

最近很碰巧的遇到幾個朋友,都問我一樣的問題:如果我手上有很多事情、很瑣碎,我可以怎麼樣安排,在聽到這樣的問題的時候腦中立刻浮現出甘特圖的畫面。也趁這個機會把整理甘特圖的方法寫出來分享囉!

什麼是甘特圖

甘特圖(Gantt Chart)為1910年由亨利.甘特(Henry Laurence Gantt)提出,經常於專案管理使用,可以清楚了解每項任務的開始時間、所需時間及結束日期。橫軸代表著時間;縱軸代表著每個項目及任務;而各項線條長短則代表著各任務開始與結束時間。最主要追蹤著每個任務項目的進度,多能利用其他生產力工具額外增加資訊,例如每個任務間的關係、每個任務目前進度與狀況、使用了甚麼資源、是否遇到延宕或問題等。

以上引用自:https://blog.104.com.tw/project-management-gantt-chart-and-templates/

我要怎麼開始整理甘特圖?

Step1:先列清單

我手上到底有多少任務要完成?

以搬家舉例,在搬家前我可能需要先找好搬家公司、打包家裡物品,如果有需要大型回收的需要聯絡清運公司、新家的水電是否都OK、傢具是否都到位、有沒有哪些是要搬進去前就買好的。

這時候要注意的是每一個任務之間相依性,像是找搬家公司時他會詢問家裡的物品有多少,採買傢具時會有一段等待時間等,這些都是必須一起考量的。如果任務之間有相依性,可以多用一個欄位註記、或是依照任務先後作為排序。

Step2:這些任務會用到的是什麼資源?

這裡指的資源泛指時間、人、物品等,都是資源。

例如我們是邊上班邊處理搬家的事情,若下班時間有聚餐則當天可能沒辦法打包行李。那這樣就是沒有時間的資源,需要特別註記。

或是聯繫廠商、找傢俱等等都是需要再沒上班的時候執行,那這樣就會是用到每個人的週末資源。

Step3:這些任務必須要完成的時間點?他的優先序是什麼?

有沒有什麼是不可改變的時間點,例如房子租約就是到3月底,3月底必須搬好家。或是4月會出國一趟,等等已經先定好的時間點。或是買沙發需要等2個月等等,這些時間點可能比較難被改變,所以我們可能要調整任務的優先序才能順利完成。

將一切可視化

可視化是所有整理的起點,把手上的清單、資源、時間等,通通攤開在一張紙上,在這樣一目了然的情況下,更有助於思考是否有遺漏的項目,或是在決定先做哪一件事情的時候,避免因為資訊不足選擇錯誤。

可視化的工具:以線上工具來說,微軟本身就提供Excel甘特圖的範本,可以試著把以上整理出來的清單填上,練習看看。

https://create.microsoft.com/en-us/templates/gantt-charts

甘特圖只是第一步,持續回顧與更新才是實現整理的重點

整理好甘特圖,一切看起來很美好。就像我們做好計畫迫不及待想要去實現一樣。但是甘特圖很重要的一個重點是持續的回顧與更新。

計畫永遠感不上變化,這句話大家耳熟能詳,但不代表計劃是無用的,計畫需要隨著變化更新,才能在隨時都能知道:「我每次遇到的改變對我的計劃的影響」。

在專案管理的角度上,最常遇到的問題是遇到變動的時候的影響範圍,我們如何一眼看出現在這個變動會影響後續專案有多少。而在生活事務的管理上,也可以透過這個方式看出:下個周末要去吃飯,除了既有的行程我有沒有預計要完成的項目。

或者透過甘特圖沒有辦法一眼看到全貌的時候,那可以回頭檢視在哪個步驟我們遺漏掉了,再次得重新開始整理。

開始試試看吧!當你開始著手整理,並且完成一張甘特圖的時候,應該會有一些成就感。當然也會遇到卡關或是一些小困難,如果有遇到各種困難或卡關,都是可以詢問我的。

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2023 年 8 月 17 日 0 comment
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2023上半年-我懷孕了!開啟人生最巨大的專案

by rice0315 2023 年 7 月 15 日

這半年我去了哪裡

經歷了人生的重大轉變,我懷孕了!

是的,最近開始了人生重心的轉移,再加上也在上半年搬了新家,去了一趟日本,讓閱讀的時間迅速減少。今年一開始得知自己懷孕的時候,還是一個小小胚胎的時候,給自己的今年目標就是好好照顧自己。

懷孕帶給我什麼?

隨著孕期漸漸進入尾聲,目前正在倒數的階段,懷孕真的要準備的事項太多、太多了

無論是身體的變化、與家人的狀態變化,心理準備和在職場上的變化,我真的覺得懷孕帶給我的太多太多了。

我開始會更重視身體給我的回饋,與身體的反應

回想起有一天,身體不知道怎麼的不舒服,在午休時間打擾主管,跟主管說下午要請假去看醫生。從診所一路看到醫院,確認寶寶沒事我也沒事後,我居然對請假猶生滿滿的愧疚感。我一直以來都不喜歡事情做一半,也不喜歡不負責任的把事情丟給別人,但身體的回饋與反應讓我不得不這樣做,當我知道我很好的時候,我對於那些不負責任的感受又再度回來。

我忘記了我自己的身體狀況比什麼都更重要。在這半年我想起來了。

隔天去上班,看到一往如常和同事們也是以身體狀況為優先的在工作著,我知道該調整的是我自己。

理解有很多事情是不能控制的

懷孕的過程中,雖然網路上有非常非常多資訊再分享每一週的狀態,懷孕的初期、中期、後期應該要長什麼樣子,但隨著一路的檢查和實際自己經歷過後,懷孕本身其實是一個大家的共同經驗但卻是很個人的,沒有人會跟自己走一樣的路,因為自己的狀態就是跟別人不同。這個過程更凸顯了我們每個人的獨一無二。

但這整個過程其實我感受到害怕居多,我不知道接下來會怎麼樣,現在這樣的狀態是好、還是不好,我沒有標準答案,更何況網路上的資訊有點過多,多到要去篩選去挑除。

還好在我孕中期時我遇到了一個令我感到穩定的醫生,很直接的跟我說:什麼該擔心、什麼不該擔心,我也遇過讓我更加擔心的醫生,或是覺得我的擔心是多餘的醫生。

很謝謝現在的醫生,可能看穿了我的焦慮與不安,直接了當的給我答案,和真的有萬一的做法,讓我在現在懷孕中的日子對於不可控制的部分知道怎麼做好自己能做的就好。

更能接受他人的善意

我是一個偏怕生的人,不擅長與陌生人交流,但懷孕到一定的階段的時候,路上的長輩們無論是否認識,都會多多少少有一兩句的關心。可能懷孕對每個媽媽們來說真的是一個很難忘的經歷,而且每個人的狀態也很不一樣,看到孕婦總是會想到當初的自己,想要把自己的經驗分享給其他人。

而我也這樣的開始學會和他人搭話,接收更多友善的建議,先撇除我覺得這些建議對或不對,但是可以這樣接收到滿滿個關心,我也真的很心存感恩。

最後,這一切是在計劃之內的嗎?

這個問題其實很難回答,以年齡和生活狀態中,現在寶寶選擇了我們真的是再好不過的時間點。但無論怎麼準備,其實都還是很難調整好自己面對生活與身體的變化的吧。

但滿心的感謝是寶寶選擇了我們,我們也很努力的孕育他,期待他的到來,接下來的日子會有更多更巨大的變化,但就如前面所說的,我都不會是一個人面對,這是人生巨大的專案,也是不斷迭代的產品生活,好好調適自己、更新自己,願自己在每一個困難前都能量滿滿,迎接挑戰。

2023 年 7 月 15 日 0 comment
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2022教會我的事情-我的年度回顧

by rice0315 2023 年 1 月 10 日

寫出這篇文章的時間點可能有點晚,但也不算太晚,畢竟經過2022也才10天

2022這一年確實教會我不少事情,我想我需要記錄下來。剛好昨天在買瓦基的新書時瀏覽了他的部落格,看的一篇文章【如何做年度回顧和新年展望?以我的 2022 至 2023 為例】,想引用文章內的三個問題

      1. 今年有哪些事情很好?
      2. 今年有哪些事情不太好?
      3. 我從中學到了什麼?

    2022年的我,有哪些事情很好?

    我老實說,我看到這個問題時有點想不起來了,我想的是:「如果我不提工作,我還有做得很好的地方嗎?」

    我從2020年中開始經營網站、開始畫畫、開始有閱讀習慣。我在2021年曾經這些都一度中斷(等等,我想這個寫到我做得不太好的地方好了)

    從頭來,我做得很好是

    1.在工作上,我推進了很多事物,我完成了許多在別人眼裡不可能的挑戰

    曾經與一個前輩聊天,他跟我提到老闆是這樣看我的,只要把任務交給我和給我兩個工程師,我可以給他全世界。聽起來有點可怕吧,但在另一個角度是好的。

    我發現了我有許多優於別人的能力,我擅長整理想法,把大家沒有焦點的狀態切換到有下一步。

    我擅長努力達成,並且我擅長的努力達成中,會讓別人想要幫我一起達成。

    這一年內我上線了三個服務,從零到一的這條路,我走了三次。

     

    2.去嘗試把插畫轉換成商品,並且完成了第一個接案

    在我開始畫插畫時,一開始的我只有線上商品,例如貼圖、主題等。這一年我開始試著嘗試一些實體商品,因為自己很想要手機殼,我就從手機殼開始了。

    也真的真的有人喜歡,有人支持。讓我可以包貨、出貨,體驗到把自己創作變成商品交付到他人手中是如此美好的事情。

    我也做了第二個商品:桌曆。也是因為自己很想要桌曆,所以我就做了桌曆。在這樣的過程中其實一直都不是商品的收入、商品的效益,而是在實現一個從頭到尾都是憑藉著自己的喜好而完成的作品。

    當把自己的寶寶端到檯面上、放到社群上、放到賣場上時,無論他好不好,他就是在你眼裡閃閃發光。也當然我是在實現我的夢想,所以我沒有很認真的去大量產出商品,做到自己心滿意足的程度即可。

    在我的插畫IG( @adayoff.island ) 頁面中,我也意外地收到了幾個合作的詢問,在這之中我也完成了其中一個小小的合作。再次地把我眼中的美好交付給他人,謝謝我的美好能被喜愛、被看到。

     

    3.我開始寫日記,紀錄當下的自己,和讓文字有一個出口

    回頭看發現,我開始寫日記的時間居然是2022年,會開始的原因是因為我太多、太多情緒了,我的人類圖顯示也是這樣。我好需要跟自己對話,好需要整理好這些思緒。

    當我情緒滿到要掉出來的時候,我會找人聊聊和寫日記。試著整理這些想法,試著從別人口中聽到他們對這些想法的看法。

    我知道這些想法都沒有對錯,這都是當下的我,但我很能感受到的是透過一次又一次的整理,我更清楚知道問題是什麼,我可能還是不知道答案,但我知道問題出在哪,知道問題以後,找答案就比較容易了。

    就是在心理學裡的周哈里窗,去探索連我自己都不知道的我的樣子,更了解自己,是我寫日記的收穫。

     

    4.我開始使用Notion整理資訊

    在我的side project清單內,其中有一項是我開始使用Notion,想要整理產品經理的資訊給大家。

    主要是因為2022年的我可能剛好在工作上漸漸變成相對有經驗的人,開始需要帶領和引導,有天我的夥伴詢問我:「你都從哪裡得到這些知識的,很厲害!」

    我才發現我收集知識的能力可能也是一個技能,所以我把我到目前為止的學習紀錄都開始慢慢整理上Notion,希望不久的將來可以把這個頁面開放給大家,一起學習、一起長大!

    2022年的我,有哪些事情不太好?

    1.我想,可能是太專注於工作了

    2022年我在生活的體驗上,減少很多很多,我開始沒有去戶外感受四季,倒也不是週末都在工作,是我都在為著精進自己在努力。

    我會上網看很多跟工作有關的文章,很想解決工作上遇到的問題,我對於工作的熱情在這一整年是滿滿的狀態。這樣的熱情一方面帶領我達到一些成就,一方面開始讓我忽略身邊的美好事物。

    在2022年中的時候,我的貓咪在一天內突然生病離開。短短一天,第一次送他去醫院的時候,我還想說他沒事,過幾個小時或幾天就會回家了。但隨著醫院的緊急電話響起,看著他越來越虛弱,我實在不敢想像這是真的。

    而跟他告別以後,送他走完最後一程剛好是一個週末處理好這些事情。禮拜一,我正常去上班。

    在上班的那天我印象好深刻,我第一次有一種這些事情一點都不重要,你們知道我的貓剛離開嗎?

    我想到我的貓離開前一天是週五,週四到週五的凌晨我還加班到2點。

    在與離世貓咪的寵物溝通中,我曾經懊悔的說:「是不是我不要這麼專注於工作,早點發現你的異樣,我們就可以再一起相處久一點」

    當然這一切都是意料之外,但回想起的時候,還是會覺得如果可以,希望我再調整自己,再好好的生活。

    2022年的我,從中學到了什麼?

    1.生命有限,並且我好好學會再見

    從小到大對說再見的印象都不是這麼的深刻,這是我第一次這麼刻骨銘心的跟我最愛的生命告別,而且是永遠不會再見。

    我學到生命真的是有限的,要更活在當下,體驗當下的美好。今天的陽光跟明天的陽光不會一樣,我們曾經習以為常的那些日常也不是應得的,勇敢去表達愛,勇敢的去面對任何困難。

     

    2.不要勉強自己

    也在這一年的過程中,我學到很多事情安排好,可以如期進行,但更多事情就算安排好也不一定會照我安排的進行。所以我需要的就是辨識我可以控制的,我可以掌握的,在我可以控制掌握的範圍內努力,有部分是我們再怎麼努力都沒有用的,我要學會辨識他,並且不要勉強自己。

    沒有任何一件事是有絕對的對和錯,任何一個決定都是當下最適合的決定,所以我不用強迫自己都做出最好的決定,試著放手一些些,換來一些餘裕。

     

    3.去正視自己發起的能力

    2022年算是我最有意識到我擁有發起的能力的一年,生活上、工作上都是,我是促使事情發生的那個人。朋友的聚會、出遊的安排、工作的展開推進,人生計畫的步調等等,每每當我發起,我都可以得到回應。(這也跟我的人類圖設定有關)

    以前的我曾經有一度會逃避,會厭倦說:「為什麼麼都要我提起」,會認為這樣的自己是很沒價值的,或是擔心自己被認為做這些是理所當然。

    但當我開始正視這件事的時候,每當我發起,事情都會漸漸地順下去,更能隨我心之所欲。想想這樣也沒什麼不好,既然我能想得到、我能發起,那我就來做這件事情。

     

    去回憶這些也讓我再次的重新整理,我想這段往內挖掘的過程每每都可以讓我對自己有更深的了解,了解自己對我來說是生命中最重要的課題之一,如果可以非常了解自己、知道自己可以怎麼前進,那肯定是件事半功倍的事情。也希望看到這篇文章的你,也可以試著練習回想自己,就像是敏捷管理裡的回顧會議一樣,一段時間的回顧都是必要的,比起向前衝,我想回顧會帶給你更多的力量!

    2023年的目標我想我分另一個篇幅撰寫吧!

    • 如何做年終報告-思維模式的建立
    • 媽媽日記-新北土城托嬰中心參觀筆記
    • 2023年回顧,我獲得很多重新開始的一年
    • 「讀書筆記」我可能錯了-森林智者的最後一堂人生課
    • 生活與工作都需要的-總結與回顧好處?

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      2023 年 1 月 10 日 0 comment
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      工作系列 – 如何量化自己的工作?掌握工作時間的方法

      by rice0315 2022 年 9 月 19 日

      在專案管理的步調之中,很重要的就是時間。

      專案管理重點在於你有多少資源、時間、事情要完成,當這三個重要因素排列組合後,就可以很精確地回答:這件事我做不做得完、能不能做到預期的程度、我需要多少人力等等。

      很常遇到情況是:我不知道我做這件事需要花多久?或是我不知道有多少事情要做。

      我不知道有多少事要做

      當你遇到這樣的情況時,你會怎麼做呢?

      這個時候通常我會扮演一個引導的角色,我有一個User Story,我希望呈現給使用者的樣子,針對這個模樣,可以展開成一個藍圖。例如:身為一個使用者,我希望可以在XX平台上可以買到XX商品,並且送到我家。

      這個時候的展開方式就可以是以我們在網路購物的經驗,我需要有一個網站,可以瀏覽商品、可以登入會員、可以支付,可以查看訂單、配送狀況,以及有問題時的客戶服務。

      沒有網路購物的經驗的人可能會比較難想像,那用一個比較生活化的例子:我想和朋友去台南玩三天兩夜

      展開方式就會是:去台南的方式、在台南的交通工具,住宿,景點,台南的天氣、需要打包的行李等。

      其實這種展開的方式在我們日常生活非常常出現,我們已經常常在做這樣的練習。

      當然也有很多人是說走就走派的,這個時候就是不太會管到底有多少事要做,總之先行動就對了 。這也是一種方式,但相對承擔的風險會再更大一點,如果是在生活中可以理解成為驚喜,但在工作上的話還是會希望驚喜少一點,讓更多人放心。

      或是日常維運一個系統的狀態來看,我的目標是希望一個平台穩定運行,而穩定運行的狀態可能是透過許許多多個日常檢核堆疊起來的。

      可以去檢視這個系統對於使用者的接觸點在什麼時候,在這些接觸點的時候平台的表現是否正常穩定。這裡指的使用者不只是2C端,也有可能是2B端的營運人員。

      確定例行報表的派送,營運狀況,銷量數字、實際數字的正確性,資訊流的正確性等等。

      有什麼是可以優化,讓使用者對這個平台的信任度可以更高,體驗可以更佳。去條列式列出所有項目,把自己當作是使用者,會關注於這個平台的哪個部分,去了解所有角度的人對於平台的期待。

      我不知道做這些事要花多少時間

      這個也是我很常聽到的一個問題,無法衡量執行所需的時間。無法衡量可能有幾個原因,需求不夠明確、範圍不夠清晰、沒有實作的經驗、參考太少等等,

      這個時候會很建議大家:有意識的去觀察自己日常在工作項目上花費的時間。

      例如:我整理一份簡報、我規劃一個功能

      每天開始之前寫下今天必須完成的待辦事項,開始一項與完成一項後,注意花費在這個項目上的時間。久而久之,會更了解自己擅長什麼項目、不擅長什麼項目。讓每一次花費時間都成為經驗,對所有人來說,時間是有限的,只會越來越少。所以可以掌控自己使用時間的能力,更能掌握自己的產出,更能掌控自己的工作/生活。

      再往下後,我們就可以針對每日需要完成的項目寫上我預計要完成的時間,這個預計要完成的時間就是我的觀察結果,我的經驗累積。

      對我來說,越能掌握自己運用時間的方法,則可以感到越自由。我有一句生活規則一直放在心裡,也寫出來與大家分享

      你不掌握你的時間,就等別人掌握你的時間

      將這一段時間的心得整理出來,讓身邊的你們也可以收下它。

      看看我其他文章

      • 如何做年終報告-思維模式的建立
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      2022 年 9 月 19 日 0 comment
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      工作系列-做出0到1的產品,我所學習到的

      by rice0315 2022 年 6 月 27 日

      2022第一季尾端,我們團隊上線了一個產品

      雖然說是產品,但感覺比較像是一個企業的新創團隊,所創造出的一個新的服務模式。對於我來說,我沒有經歷過市場調研、競品分析,從最初的願景落到User Story,再落成規格、可執行的、可驗收的成果。

      也因為各種因素,包含溝通、時間、範疇等所有專案會遇到的難處,讓這個服務最終延遲了4個月上線。還好他還是上線了,也在上線的過程中學習到很多,把一些心得記錄在這裡,希望未來回來看的時候,我們可以更成長茁壯。

      我們從未面對真的使用者,我們也絕非使用者

      千萬別假裝是使用者,想想這個產品上線之前,礙於時間的關係,我們總是在最後才面對用戶。

      上線後得到了很多真實的使用者心聲,且這次是一次上線三個平台,三種不同的用戶模樣。這三種用戶,和面對公司內的利害關係人,產品要做到的程度的拿捏,確實是一個考驗。

      想想也是,那些我們關在辦公室裡幾個人討論出來的小貼心,和那些因為我們熟知流程而忽略了易用易懂的原則,而創造出需要「想一下」才懂的行為和動作,無形的建立了產品與使用者的距離。

      而產品經理的角色,應該要堅持、爭取的去面對用戶,去理解、保持開放、和好奇心。

      也希望不要再被時間困住了,創造出快的產品,但不是易用的產品,這個可能也不是大家想要的。

      不符合預期,而什麼是預期?如何管理與預期之間的落差

      而在這次上線的過程,得到的反饋則是負面評論大於讚美。跟XXX比起來真的是很難用,不懂為什麼要做這個,有這樣的流程。

      最常聽到的就是「XX功能本來救應該要….」,「你們是專業的工作者,但怎麼沒會想到這個…」。

      通常在這樣的語句發生的同時,我們都已無法還原建置系統的當下的時空背景,無法替當時的自己回頭檢視「啊,原來當時的想法是這樣啊。」以以往的專案經驗,在面對如果是甲方的時候,乙方通常會習慣勤留紀錄,為確保彼此的共識,確保降低需求與系統的落差,做出如期如質的專案。

      但在自己公司體系內呢?可能長官一句話、可能非做不可的時候,我想能做到的就會是很依賴於所有事前的溝通,拼命地達成共識。當然,還有一定的信任度問題了。

      用淺顯易懂的方式溝通,將一切建立在客觀事實的基礎上,所有的決策都是有來源的,如果有數據就更好。

      那關於比較,前面提到這是一個從0到1的產品,拿小蝦米去比大鯨魚本身就是不對等的事情,但有夢最美,一定會有個業務幾句。當我們眼前看著80分的東西,即便我們用了120分的努力在很短的時間內從0創造出60,老闆會在意的,就是為什麼不是80分,甚至更高。

      但不是做不到的,對吧。最簡單的說法是需要時間。

      相信只要有足夠的時間,這些用了120分的努力的我們,絕對是可以做出超過80分的。在這樣的情況下,需要去溝通的就是不段的取捨了。

      所以如何管理預期上的落差就是非常重要的事情,在我的經驗中有以下幾個方法

      • 每次的討論透過畫面、紙筆輔助,避免空口談流程
      • 對每一件事多一點好奇,理解需求端的想法根本。例如:從哪裡看到這樣的想法的、在什麼情境下有了這樣的想法?是遇到了什麼問題想要解決嗎?
      • 產出易懂清楚的規格文件,讓所有人對這個產品的理解在同一個水平線上。橫向溝通是必備的!多去跟各單位了解,雖然這樣可能會收很多需求回來,對焦預期值與現況更是重要的。
      • 多溝通、多溝通、多溝通。

      系統是人創造出來的,他沒有應該要有什麼。

      最後,想說的是系統是人創造出來的,他是一個機器,一個運算機器。你沒有定義他的,他不會自己產生。

      這個概念會給我們幾個想法,常聽到人們說:「業務流程就是這樣,所以系統也應該要這樣。」但系統不會懂業務流程,中間需要有好幾個角色、定義它、執行它,去符合所謂的業務流程。這也是我們平常在做的工作。

      需求沒說的,系統不知道。也會在這樣的落差下,創造出所謂的「爛」系統。但系統沒有不對,是前面溝通的過程、人們所謂的應該,而產生的落差造成的結論。

      反之,bug也因為這樣,一定有一個邏輯。他不會突然產生,總是會有跡可循。在解bug的過程中某種程度也是在考驗自己對系統的熟悉度。如果能重現、能有一個邏輯,那工程師就好解決了。

      一點點心得分享給大家,這個文章也放在我的檔案夾裡好久了,希望有機會看到人,可以分享你的心得給我喔!

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      2022 年 6 月 27 日 1 comment
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      那些日子帶給我「改變想法的力量」

      by rice0315 2022 年 5 月 21 日

      我的小腦袋瓜裡常常會有各式各樣的想法,最常被人問說的是你怎麼想得到的這些,你都是怎麼想到的呀?所以也開始記錄一些想法的起源,今天想要跟大家分享的是「改變想法的力量」

      我們常常都會被自己的想法困住了,可能事情真的沒有那麼糟糕,以前的我常常困住,讓我來分享一些我得到改變想法的力量的時刻。

      想起來好幾年前在服務業工作的時候,有一次被客人罵到臭頭,當我微笑送客人離開門市後,一轉頭眼淚就掉下來。我不知道為什麼他可以對我這麼兇,我也不知道他憑什麼傷害我。當時我只是在完成我的工作,卻平白無故受到這樣的傷害。這也是我強烈意識到自己受傷了的一次,眼淚是我抒發的管道之一,而我需要為自己整理情緒。

      從這樣的陌生人的口中,得到一句批評或言語暴力的話語的時候,曾經有一段時間的我的想法會是:「原來我在他人的眼裡是這樣的不堪。」有時候會開始質疑自己,我有哪裡做得不夠好嗎,我是不是應該要再更好一點。當時我的感受會是:我好像受到了傷害。

      也還好我不是一個悶得住心情的人,遇到這樣的自己的時候,我嘗試著找人把困難通通說一遍,我第一個問題是:「我感到受到了傷害,但他是可以傷害我的嗎?」

      而通常我得到的反饋是:「這不是你的錯,你不要放在心上。」或是「雖然你有可以做更好的地方,但也不是必須接受這樣的言語攻擊。」漸漸的我開始有了不同面向的想法,我感受到:「原來我不是(傷害我的人)說的那樣。」,我也感受到:「原來我還是一個值得被愛、被疼的人。」

      所以我開始了一個練習,每當我有受到傷害的感受的時候,我試著與內心的自己對話:「收到這樣形容的我,真的是我嗎?我真的必須被這樣的言語傷害到嗎?」

      或許可能我也有可以做得更好的地方,但絕對不是需要受到這樣的傷害才得以強壯。

      也想起來也是在做服務業的那段時間,經過了同個購物中心的專櫃,那位專櫃姊姊顯得冷漠與不耐,但那個專櫃卻是整個購物中心內業績前幾名的,我感受到他的情緒後,覺得很懊惱和不悅。我立刻回櫃位上與同事聊天,我說:「那個專櫃姊姊這麼冷漠,怎麼還可以達到前幾名的業績啊?我真是不懂。」

      但這個時候同事跟我說:「你看到的冷漠與不耐的他可能只有短短幾分鐘,你不知道他前一秒發生什麼事,也不知道他正在經歷什麼,可能不能用這幾分鐘的時間去評斷他,或許他也有很多值得學習的地方。」

      聽到這一段話的我真的恍然大悟,原來我在無形間也如次評斷了一個人,這位同事教我的想法讓我中受用到現在,謹記在心的是不以短短時間內的感受去下一個定論,而是多去觀察、去發現,這個也是其中一個神奇力量吧!

      因為工作上都是必須要溝通的角色,也接過許許多多來自各種原因的情緒。綜合以上兩個經驗,當我收到嚴厲的語氣或是暴力溝通的時候,情緒受到影響這個還是免不了的,但也學會不因此而產生自我懷疑,並且,去學習體諒有情緒的對方,他會有情緒一定有原因的,可能他正在經歷一些我們不知道的事情。

      這個過程中很重要的是要知道自己的核心價值在哪裡,也很重要的是知道每個人都只看到其中一部分的自己,而我們都還在成長與學習,如果真的有做不夠好的地方,這個是我們的課題。但若是收到沒辦法處理好的情緒攻擊,那處理他的情緒則是他的課題。

      把這些好幾年前經歷過的小故事寫出來與大家分享,讓大家也有機會回頭看看以前的自己,那些我們走過的都必將使我們更強大。

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      2022 年 5 月 21 日 0 comment
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